Purchase Orders — Overview

أوامر الشراء — نظرة عامة

A purchase order is a formal request sent to a supplier for a specific quantity of ingredients. It records what you intend to buy, from whom, and at what cost — before the delivery arrives. Creating purchase orders in the system gives you a procurement trail, allows you to track outstanding orders, and prepares the system to receive the delivery correctly when it arrives.

أمر الشراء هو طلب رسمي يُرسَل إلى المورد لكمية محددة من المكونات. يُسجِّل ما تنوي شراءه، ومن مَن، وبأي تكلفة — قبل وصول التسليم. يمنحك إنشاء أوامر الشراء في النظام مساراً للمشتريات، ويتيح لك تتبع الطلبات المعلقة، ويُهيِّئ النظام لاستلام التسليم بشكل صحيح عند وصوله.

How to Access

كيفية الوصول

Navigate to Inventory → Purchasing → Purchase Orders, then click + Add to open the purchase order form.

انتقل إلى المخزون ← المشتريات ← أوامر الشراء، ثم انقر على + إضافة لفتح نموذج أمر الشراء.

The Purchase Orders list view. Each row represents one order placed with a supplier. The status column shows whether the order is new, partially received, or fully received.

عرض قائمة أوامر الشراء. كل صف يمثل طلباً واحداً مُقدَّماً لمورد. يُظهر عمود الحالة ما إذا كان الطلب جديداً أو مُستلَماً جزئياً أو مُستلَماً بالكامل.

The Purchase Order Form — Field by Field

نموذج أمر الشراء — حقل بحقل

The Purchase Order form. Select the supplier first, then add each ingredient and the quantity being ordered as a separate line.

نموذج أمر الشراء. اختر المورد أولاً، ثم أضف كل مكون والكمية المطلوبة كسطر منفصل.

• Supplier (Required): The vendor this order is being placed with. Only suppliers registered in the system will appear in the dropdown. If a supplier is missing, return to Step 03 and create their record before proceeding.
• Date (Required): The date the purchase order is being created. Auto-populated with the current date but can be adjusted.
• Branch (Required): The branch that will receive this delivery. Stock from the reception will be added to this branch's inventory.
• Expected Delivery Date (Optional): The date the delivery is expected to arrive. Useful for planning and for flagging overdue orders.
• Notes (Optional): Any instructions or references relevant to this order.
• List of Items: Each ingredient being ordered is added as a line with Item, Quantity, Unit, Unit Cost, and Total Cost (calculated automatically as Quantity x Unit Cost). Click + Add Item to add a new line.

• المورد (مطلوب): البائع الذي يُوضَع له هذا الطلب. سيظهر في القائمة المنسدلة الموردون المسجلون في النظام فقط. إذا كان المورد مفقوداً، عُد إلى الخطوة 03 وأنشئ سجله قبل المتابعة.
• التاريخ (مطلوب): تاريخ إنشاء أمر الشراء. يُملأ تلقائياً بالتاريخ الحالي ولكن يمكن تعديله.
• الفرع (مطلوب): الفرع الذي سيستلم هذا التسليم. سيُضاف المخزون من الاستلام إلى مخزون هذا الفرع.
• تاريخ التسليم المتوقع (اختياري): التاريخ المتوقع لوصول التسليم. مفيد للتخطيط ولتحديد الطلبات المتأخرة.
• ملاحظات (اختياري): أي تعليمات أو مراجع ذات صلة بهذا الطلب.
• قائمة الأصناف: يُضاف كل مكون مطلوب كسطر يحتوي على الصنف، الكمية، الوحدة، تكلفة الوحدة، والتكلفة الإجمالية (تُحسب تلقائياً كالكمية × تكلفة الوحدة). انقر على + إضافة صنف لإضافة سطر جديد.

Submitting the Purchase Order

إرسال أمر الشراء

Click Submit to save the purchase order. The order status is set to New and it becomes available for selection when recording the incoming delivery as a purchase reception.

انقر على إرسال لحفظ أمر الشراء. تُضبَط حالة الطلب على "جديد" ويصبح متاحاً للاختيار عند تسجيل التسليم الوارد كاستلام شراء.

Overview

نظرة عامة

Every delivery must be recorded as a purchase reception. A delivery that arrives but is not recorded means the system has no knowledge of that stock — consumption will push those quantities negative faster than expected and your stock levels will diverge from reality.

يجب تسجيل كل تسليم كاستلام شراء. التسليم الذي يصل دون تسجيل يعني أن النظام لا يعلم بذلك المخزون — وسيدفع الاستهلاك تلك الكميات إلى السالب أسرع مما هو متوقع وستنحرف مستويات مخزونك عن الواقع.

How to Access

كيفية الوصول

Navigate to Inventory → Purchasing → Purchase Receptions, then click + Add to open the reception form.

انتقل إلى المخزون ← المشتريات ← استلامات الشراء، ثم انقر على + إضافة لفتح نموذج الاستلام.

The Purchase Receptions list view. Every recorded delivery appears here. Each reception is linked to the purchase order it fulfills.

عرض قائمة استلامات الشراء. تظهر هنا كل عملية تسليم مُسجَّلة. كل استلام مرتبط بأمر الشراء الذي يُنفِّذه.

The Purchase Reception Form — Field by Field

نموذج استلام الشراء — حقل بحقل

The Purchase Reception form. Link it to the original purchase order, then verify and confirm the quantities actually received.

نموذج استلام الشراء. اربطه بأمر الشراء الأصلي، ثم تحقق من الكميات المستلمة فعلياً وأكِّدها.

• Supplier (Required): Must match the supplier on the original purchase order.
• Date (Required): The date and time the delivery was received. Auto-populated but editable. Set this to the actual delivery time for accurate stock history.
• Branch (Required): The branch receiving the delivery. Stock will be added to this branch's inventory upon submission.
• Purchase Order (Required): The original purchase order this reception is fulfilling. Selecting the purchase order pre-populates the expected items and quantities.
• List of Items: Each item received is listed with its expected quantity. Your team updates the quantity to reflect what was actually delivered if it differs from what was ordered. Fields include Item, Expected Quantity, Received Quantity, Unit, and Unit Cost.

• المورد (مطلوب): يجب أن يتطابق مع المورد في أمر الشراء الأصلي.
• التاريخ (مطلوب): تاريخ ووقت استلام التسليم. يُملأ تلقائياً ولكن قابل للتعديل. اضبطه على وقت التسليم الفعلي للحصول على سجل مخزون دقيق.
• الفرع (مطلوب): الفرع المستلِم للتسليم. سيُضاف المخزون إلى مخزون هذا الفرع عند الإرسال.
• أمر الشراء (مطلوب): أمر الشراء الأصلي الذي يُنفِّذه هذا الاستلام. يؤدي اختيار أمر الشراء إلى تعبئة الأصناف والكميات المتوقعة مسبقاً.
• قائمة الأصناف: يُدرَج كل صنف مُستلَم بكميته المتوقعة. يُحدِّث فريقك الكمية لتعكس ما تم تسليمه فعلاً إذا اختلف عما تم طلبه. تشمل الحقول: الصنف، الكمية المتوقعة، الكمية المستلمة، الوحدة، وتكلفة الوحدة.

Partial and Over-Reception

الاستلام الجزئي والزائد

Deliveries do not always match purchase orders exactly. The system handles both scenarios:

لا تتطابق التسليمات دائماً مع أوامر الشراء بدقة. يتعامل النظام مع كلا السيناريوهين:

• Partial reception occurs when a supplier delivers less than what was ordered — for example, 8kg of a 10kg order. Record only the quantity actually received. The purchase order status will update to Partially Received, and the remaining quantity can be received in a subsequent reception.
• Over-reception occurs when a supplier delivers more than what was ordered. Record the actual received quantity. The system will add the full received amount to stock regardless of what the order specified.

• الاستلام الجزئي يحدث عندما يُسلِّم المورد أقل مما تم طلبه — على سبيل المثال، 8 كيلوغرام من طلب بـ 10 كيلوغرام. سجِّل الكمية المستلمة فعلاً فقط. ستتحدث حالة أمر الشراء إلى "مُستلَم جزئياً"، ويمكن استلام الكمية المتبقية في استلام لاحق.
• الاستلام الزائد يحدث عندما يُسلِّم المورد أكثر مما تم طلبه. سجِّل الكمية المستلمة الفعلية. سيُضيف النظام المبلغ الكامل المستلَم إلى المخزون بغض النظر عما حدده الطلب.

Generating a Reception Directly from a Purchase Order

إنشاء استلام مباشرة من أمر شراء

You can create a reception without going through the Purchase Receptions menu. Open the Purchase Orders list, click the view icon on any order, then click + Generate Purchase Reception at the bottom of the order details. This opens a pre-filled reception form linked to that order, saving you from entering the supplier, branch, and items manually.

يمكنك إنشاء استلام دون المرور بقائمة استلامات الشراء. افتح قائمة أوامر الشراء، انقر على أيقونة العرض لأي طلب، ثم انقر على + إنشاء استلام شراء في أسفل تفاصيل الطلب. يفتح هذا نموذج استلام مُعبَّأ مسبقاً ومرتبطاً بذلك الطلب، مما يُوفِّر عليك إدخال المورد والفرع والأصناف يدوياً.

Click the view icon on a purchase order to open its details.

انقر على أيقونة العرض في أمر الشراء لفتح تفاصيله.

Click + Generate Purchase Reception to create a pre-filled reception directly from the order.

انقر على + إنشاء استلام شراء لإنشاء استلام مُعبَّأ مسبقاً مباشرةً من الطلب.

Submitting the Reception

إرسال الاستلام

Click Submit to save the reception. Stock levels for all received ingredients increase immediately at the selected branch. The linked purchase order status updates to Received or Partially Received depending on whether the full order quantity was fulfilled.

انقر على إرسال لحفظ الاستلام. تزيد مستويات مخزون جميع المكونات المستلمة فوراً في الفرع المختار. تتحدث حالة أمر الشراء المرتبط إلى "مُستلَم" أو "مُستلَم جزئياً" حسب ما إذا كانت كمية الطلب الكاملة قد استُوفِيَت.