Step 01 — Define the Menu Building the Foundation: Your Menu Items and Raw Materials

The first step in setting up your inventory system is building your menu. Every item your customers can order through the POS must exist as a product in the system before recipes, ingredients, or stock tracking can be configured.

This step has no prerequisites. You start here.

الخطوة الأولى — تعريف القائمة بناء الأساس: عناصر القائمة والمواد الخام

الخطوة الأولى في إعداد نظام المخزون هي بناء قائمة الطعام. يجب أن يكون كل عنصر يستطيع عملاؤك طلبه عبر نقطة البيع (POS) موجوداً كمنتج في النظام قبل أن تتمكن من تهيئة الوصفات أو المكوّنات أو تتبع المخزون.

هذه الخطوة لا تتطلب أي متطلبات مسبقة. تبدأ من هنا.

Overview

نظرة عامة

Products are the final menu items your customers order. Creating them here is what allows the rest of the system to work — recipes get attached to products, and every POS sale references a product to know which ingredients to deduct from stock.

المنتجات هي العناصر النهائية في القائمة التي يطلبها عملاؤك. إنشاؤها هنا هو ما يُتيح لبقية النظام العمل بشكل صحيح — إذ تُربط الوصفات بالمنتجات، وكل عملية بيع عبر نقطة البيع تستند إلى منتج لمعرفة المكوّنات التي يجب خصمها من المخزون.

How to Access

كيفية الوصول

Navigate to Menu → Products from the left sidebar.

انتقل إلى القائمة ← المنتجات من الشريط الجانبي.

This opens the Products list view, where all existing products are displayed with their name, Arabic name, category, and status. From here you can search, filter by category or status, and manage existing items.

يفتح هذا عرض قائمة المنتجات، حيث تظهر جميع المنتجات الموجودة مع اسمها والاسم بالعربية والفئة والحالة. من هنا يمكنك البحث والتصفية حسب الفئة أو الحالة وإدارة العناصر الحالية.

The Products list view showing all menu items with their category and status tags. Use the grid or list toggle on the top right to switch views.

عرض قائمة المنتجات يُظهر جميع عناصر القائمة مع علامات الفئة والحالة. استخدم زر التبديل بين الشبكة والقائمة في أعلى اليمين لتغيير طريقة العرض.

Adding a New Product

إضافة منتج جديد

Click the + Add Product button in the top left of the Products list to open the Add Product form.

انقر على زر + إضافة منتج في أعلى يسار قائمة المنتجات لفتح نموذج إضافة المنتج.

The Add Product form opens as a modal with five tabs: Informations, Options, Suggestions, Recipe, and admin_nutritions. All required setup for inventory purposes happens in the Informations and Recipe tabs.

يفتح نموذج إضافة المنتج كنافذة منبثقة تحتوي على خمس تبويبات: المعلومات، الخيارات، الاقتراحات، الوصفة، وadmin_nutritions. جميع الإعدادات المطلوبة لأغراض المخزون تتم في تبويبَي المعلومات والوصفة.

The form is organized into five tabs. For the purposes of menu setup in this first-time configuration, focus on the Informations tab first.

يُنظَّم النموذج في خمس تبويبات. لأغراض إعداد القائمة في هذا التهيئة الأولى، ركّز أولاً على تبويب المعلومات.

Once all required fields are filled in, click Submit to save the product. It will immediately appear in the Products list and become available for recipe assignment. To discard the entry without saving, click Close.

بعد ملء جميع الحقول المطلوبة، انقر على إرسال لحفظ المنتج. سيظهر فوراً في قائمة المنتجات ويصبح متاحاً لتعيين الوصفة. للتراجع دون حفظ، انقر على إغلاق.

Tips for Efficient Menu Setup

نصائح للإعداد السريع للقائمة

If you have a large product catalog, you can upload your menu in bulk using an Excel file. Prepare your menu items in the provided Excel template, then upload the file to automatically create all products at once. This significantly speeds up the initial setup and reduces manual entry errors.
Make sure every product has its Status set to Enabled and a category assigned. Products without a category may not appear correctly on the POS or in reports.
You do not need to fill in the Recipe tab at this stage. Recipe assignment is covered in Step 04. Focus here on getting every active product created with the correct name, category, price, and status.

إذا كان لديك كتالوج منتجات كبير، يمكنك تحميل قائمتك دفعةً واحدة باستخدام ملف Excel. أعدّ عناصر قائمتك في قالب Excel المقدَّم، ثم ارفع الملف لإنشاء جميع المنتجات تلقائياً في آنٍ واحد. هذا يُسرّع الإعداد الأولي بشكل كبير ويُقلّل من أخطاء الإدخال اليدوي.
تأكد من أن كل منتج تم تعيين حالته على مُفعَّل وأن له فئة محددة. المنتجات التي لا تحمل فئة قد لا تظهر بشكل صحيح على نقطة البيع أو في التقارير.
لا حاجة لملء تبويب الوصفة في هذه المرحلة. يُغطّى تعيين الوصفة في الخطوة الرابعة. ركّز هنا على إنشاء كل منتج نشط بالاسم الصحيح والفئة والسعر والحالة.

Step 02 — Define Your Ingredients

Adding ingredients is the most important step in setting up your inventory. If the ingredients are set up correctly, your recipes, purchase orders, and cost reports will work perfectly. If not, mistakes here will ripple through your entire system.

الخطوة الثانية — تعريف المكوّنات

إضافة المكوّنات هي أهم خطوة في إعداد المخزون. إذا تم إعداد المكوّنات بشكل صحيح، ستعمل وصفاتك وأوامر الشراء وتقارير التكلفة بشكل مثالي. وإن لم يكن كذلك، فإن الأخطاء هنا ستنعكس على نظامك بأكمله.

What Counts as an Ingredient?

ما الذي يُعدّ مكوّناً؟

Yes: Anything you buy from a supplier (flour, sugar, packaging) OR anything you make in-house from raw materials to use later (pizza dough, house sauce).

No: Final items sold directly to customers at the register. Those are "Products" (Step 01).

نعم: أي شيء تشتريه من مورّد (دقيق، سكر، تغليف) أو أي شيء تصنعه داخلياً من مواد خام لاستخدامه لاحقاً (عجينة البيتزا، صلصة المطعم).

لا: العناصر النهائية التي تُباع مباشرةً للعملاء عند الكاشير. تلك هي "المنتجات" (الخطوة الأولى).

How to Access

كيفية الوصول

Navigate to Menu → Stock → Ingredients from the left sidebar, then click the + Add Ingredient button.

انتقل إلى القائمة ← المخزون ← المكوّنات من الشريط الجانبي، ثم انقر على زر + إضافة مكوّن.

The Ingredients list view. All created ingredients appear here with their key attributes visible at a glance. Use the search bar and filters to locate specific items once your list grows.

عرض قائمة المكوّنات. تظهر هنا جميع المكوّنات التي تم إنشاؤها مع سماتها الرئيسية دفعةً واحدة. استخدم شريط البحث والمرشّحات للعثور على عناصر محددة مع نمو قائمتك.

The Setup Form — Field by Field

نموذج الإعداد — حقلٌ بحقل

When you add an ingredient, you will fill out a form. Here is what each part means:

عند إضافة مكوّن، ستملأ نموذجاً. إليك ما يعنيه كل جزء:

Field	What you need to do	Why it matters
Name	Give it a clear, consistent name (e.g., Milk - Full Fat instead of just Milk).	Prevents duplicate entries and keeps your lists organized as you grow.
Unit of Measurement	Choose how you use the item in recipes, not how you buy it (e.g., use grams, not kilogram bags).	Crucial: Changing this later will break your existing stock data and recipes.
Cost	Enter the cost for one single base unit (e.g., the cost of 1 gram, not the 1kg bag).	This calculates your exact food costs and profit margins when a dish is sold.
Status	Set to Enabled for items you are currently using.	Setting it to Disabled hides it from the system without deleting your historical data.
Composite	Turn this ON if the ingredient is made up of other ingredients (like a spice blend).	Allows the system to calculate the cost based on the raw materials used to make it.
Trackable	Turn this ON so the system counts it.	If this is off, the system won't deduct stock when you sell food, ruining your inventory numbers.
Preparable	Turn this ON if your kitchen makes this item in large batches to use later (like bread dough). Items marked as preparable should be set as composite to track their stock.	Deducts the components consumed and adds the prepared item to stock, keeping its levels accurately tracked.

الحقل	ما يجب عليك فعله	لماذا يهمّ
الاسم	أعطِه اسماً واضحاً ومتسقاً (مثلاً: حليب كامل الدسم بدلاً من حليب فقط).	يمنع الإدخالات المكررة ويُبقي قوائمك منظمة مع النمو.
وحدة القياس	اختر الطريقة التي تستخدم بها العنصر في الوصفات، وليس طريقة شرائه (مثلاً: استخدم الجرام، وليس أكياس الكيلوغرام).	بالغ الأهمية: تغييره لاحقاً سيُفسد بيانات المخزون والوصفات الحالية.
التكلفة	أدخل تكلفة وحدة أساسية واحدة (مثلاً: تكلفة 1 جرام، وليس كيس الكيلوغرام).	يُحسب منها تكاليف الطعام الدقيقة وهوامش الربح عند بيع الطبق.
الحالة	اضبطه على مُفعَّل للعناصر التي تستخدمها حالياً.	ضبطه على "معطَّل" يخفيه من النظام دون حذف بياناتك التاريخية.
مركَّب	فعِّل هذا الخيار إذا كان المكوّن مصنوعاً من مكوّنات أخرى (كخلطة البهارات).	يُتيح للنظام حساب التكلفة بناءً على المواد الخام المستخدمة في صنعه.
قابل للتتبع	فعِّل هذا الخيار حتى يقوم النظام بعدّه.	إذا كان معطلاً، لن يخصم النظام المخزون عند بيع الطعام، مما يُفسد أرقام مخزونك.
قابل للتحضير	فعِّل هذا الخيار إذا كانت مطبخك يصنع هذا العنصر بدفعات كبيرة للاستخدام لاحقاً (كعجينة الخبز). يجب تعيين العناصر القابلة للتحضير كمركَّبة لتتبع مخزونها.	يخصم المكوّنات المستهلكة ويضيف العنصر المُحضَّر إلى المخزون، مما يُبقي مستوياته مُتتبَّعة بدقة.

Pro Tips for a Smooth Setup

نصائح احترافية لإعداد سلس

Group your work: Enter all your dairy, then all your meats, then all your dry goods. It makes spotting mistakes much easier.
Never delete, just disable: If you stop using an ingredient, change its status to Disabled. Deleting an item that has been used in past recipes or orders can cause system errors.
Double-check your math: Entering the cost of a whole bulk box instead of the cost-per-gram is the most common mistake. Always convert the price to your base unit.

نظِّم عملك بتجميع الفئات: أدخل جميع منتجات الألبان أولاً، ثم اللحوم، ثم البضائع الجافة. هذا يُسهّل اكتشاف الأخطاء بكثير.
لا تحذف، فقط عطِّل: إذا توقفت عن استخدام مكوّن، غيِّر حالته إلى "معطَّل". حذف عنصر استُخدم في وصفات أو أوامر سابقة قد يُسبب أخطاء في النظام.
تحقق مرتين من حساباتك: إدخال تكلفة صندوق بالجملة بأكمله بدلاً من التكلفة لكل جرام هو الخطأ الأكثر شيوعاً. احرص دائماً على تحويل السعر إلى وحدتك الأساسية.

Important: The Unit of Measurement field cannot be reliably changed after stock activity has been recorded. Set it correctly the first time.

مهم: لا يمكن تغيير حقل وحدة القياس بشكل موثوق بعد تسجيل أي نشاط في المخزون. اضبطه بشكل صحيح من المرة الأولى.

Core Building Blocks اللبنات الأساسية Continue to Suppliers & Recipes متابعة إلى الموردين والوصفات