Stock Transfers — Overview

تحويلات المخزون — نظرة عامة

When stock needs to move from one branch to another, the system handles it through a two-step process: the source branch creates a Stock Transfer to record what is being sent out, and the destination branch records a Stock Reception to confirm what was received. Both steps are required. A transfer alone does not update the destination branch's stock — the reception record is what completes the movement.

عندما يحتاج المخزون إلى الانتقال من فرع إلى آخر، يتعامل النظام مع ذلك من خلال عملية مكوَّنة من خطوتين: ينشئ الفرع المُرسِل تحويل مخزون لتسجيل ما يتم إرساله، ويسجِّل الفرع المستلِم استلام مخزون لتأكيد ما تم استلامه. كلتا الخطوتين مطلوبتان. التحويل وحده لا يُحدِّث مخزون الفرع المستلِم — سجل الاستلام هو ما يُكمل عملية النقل.

Stock Transfer — Source Branch

تحويل المخزون — الفرع المُرسِل

Navigate to Inventory → Transfer → Stock Transfer, then click + Add.

انتقل إلى المخزون ← التحويل ← تحويل المخزون، ثم انقر على + إضافة.

The Stock Transfer form is completed by the source branch. It records what is being sent, to which branch, and in what quantities.

يُكمِل الفرع المُرسِل نموذج تحويل المخزون. يُسجِّل ما يتم إرساله، وإلى أي فرع، وبأي كميات.

• Date (Required): The date and time the transfer is being initiated.
• Source Branch (Required): The branch sending the stock. Inventory will be deducted from this branch upon completion.
• Destination Branch (Required): The branch that will receive the stock.
• Employee (Optional): The staff member initiating the transfer.
• Notes (Optional): Any instructions or references relevant to this transfer.
• List of Items: Each ingredient or product being transferred is added as a line with Type, Item, Quantity, and Unit.

• التاريخ (مطلوب): تاريخ ووقت بدء التحويل.
• الفرع المُرسِل (مطلوب): الفرع الذي يُرسل المخزون. سيُخصَم المخزون من هذا الفرع عند الإتمام.
• الفرع المستلِم (مطلوب): الفرع الذي سيستلم المخزون.
• الموظف (اختياري): الموظف الذي يُبادر بالتحويل.
• ملاحظات (اختياري): أي تعليمات أو مراجع ذات صلة بهذا التحويل.
• قائمة الأصناف: يُضاف كل مكون أو منتج يتم تحويله كسطر يحتوي على النوع، الصنف، الكمية، والوحدة.

Stock Reception — Destination Branch

استلام المخزون — الفرع المستلِم

Once the items physically arrive at the destination branch, that branch records a Stock Reception to confirm receipt.

بمجرد وصول الأصناف فعلياً إلى الفرع المستلِم، يُسجِّل ذلك الفرع استلام مخزون لتأكيد الاستلام.

Navigate to Inventory → Transfer → Stock Reception, then click + Add.

انتقل إلى المخزون ← التحويل ← استلام المخزون، ثم انقر على + إضافة.

The Stock Reception form is completed by the destination branch. It links to the original transfer and confirms the quantities received.

يُكمِل الفرع المستلِم نموذج استلام المخزون. يرتبط بالتحويل الأصلي ويؤكد الكميات المستلَمة.

• Date (Required): The date and time the items were received.
• Branch (Required): The receiving branch. Stock will be added here upon submission.
• Source Branch (Required): The branch that sent the stock.
• Stock Transfer (Required): The original transfer this reception is linked to. Selecting the transfer pre-populates the expected items and quantities.
• List of Items: Verify the quantities received against what was sent. Adjust if the actual received quantity differs — for example if items were damaged in transit or quantities were short.

• التاريخ (مطلوب): تاريخ ووقت استلام الأصناف.
• الفرع (مطلوب): الفرع المستلِم. سيُضاف المخزون هنا عند الإرسال.
• الفرع المُرسِل (مطلوب): الفرع الذي أرسل المخزون.
• تحويل المخزون (مطلوب): التحويل الأصلي المرتبط بهذا الاستلام. يؤدي اختيار التحويل إلى ملء الأصناف والكميات المتوقعة مسبقاً.
• قائمة الأصناف: تحقق من الكميات المستلَمة مقابل ما تم إرساله. عدِّل إذا اختلفت الكمية المستلَمة الفعلية — على سبيل المثال إذا تلفت أصناف أثناء النقل أو كانت الكميات ناقصة.

Submitting the Transfer Flow

إتمام عملية التحويل

When a Stock Transfer is created, stock is immediately deducted from the source branch. Once the Stock Reception is generated, that stock is added to the destination branch. Both records are stored for audit purposes and appear in the Stock Transfer Report to ensure full visibility.

عند إنشاء تحويل مخزون، يُخصَم المخزون فوراً من الفرع المُرسِل. بمجرد إنشاء استلام المخزون، يُضاف ذلك المخزون إلى الفرع المستلِم. يُحفَظ كلا السجلين لأغراض التدقيق ويظهران في تقرير تحويل المخزون لضمان الرؤية الكاملة.

Transfer Approval

الموافقة على التحويل

If your operation requires a validation step before stock movements are confirmed, transfer approval can be enabled. When active, a transfer remains in a pending state until a manager or authorized user approves it. Only after approval can the destination branch proceed with the reception. Rejected transfers are flagged and do not affect stock on either branch.

إذا كانت عمليتك تتطلب خطوة تحقق قبل تأكيد حركات المخزون، يمكن تفعيل الموافقة على التحويل. عند التفعيل، يظل التحويل في حالة انتظار حتى يوافق عليه مدير أو مستخدم مُفوَّض. فقط بعد الموافقة يمكن للفرع المستلِم المضي قدماً في الاستلام. التحويلات المرفوضة تُوضَع علامة عليها ولا تؤثر في مخزون أي من الفرعين.

Overview

نظرة عامة

Without preparation records, ingredients disappear from stock without explanation and production costs go untracked. Every batch produced in the kitchen should be logged here.

بدون سجلات التحضير، تختفي المكونات من المخزون دون تفسير وتبقى تكاليف الإنتاج غير متتبَّعة. يجب تسجيل كل دُفعة تُنتَج في المطبخ هنا.

How to Access

كيفية الوصول

Navigate to Inventory → Stock → Preparations, then click + Add Preparation.

انتقل إلى المخزون ← المخزون ← التحضيرات، ثم انقر على + إضافة تحضير.

The Preparations list. Every recorded preparation batch appears here tied to a branch and date.

قائمة التحضيرات. تظهر هنا كل دُفعة تحضير مسجَّلة مرتبطةً بفرع وتاريخ.

The Form — Field by Field

النموذج — حقل بحقل

The Add Preparation form. Enter the batch details and add each produced item as a line with its quantity and shelf life.

نموذج إضافة تحضير. أدخِل تفاصيل الدُّفعة وأضف كل صنف مُنتَج كسطر بكميته ومدة صلاحيته.

• Date (Required): When the batch was produced. Auto-populated but editable.
• Branch (Required): Where it was produced. Stock changes apply to this branch.
• Name (Required): A descriptive name for the batch. Example: Bread Dough – Morning Batch.
• Employee (Optional): The staff member who produced it, for accountability tracking.
• List of Items: Each prepared item is added as a line with Account Type (Product or Raw Material), Item, Options (size or variant if applicable), Quantity, Unit of Measure, and Shelf Life (days until expiry; enter 0 if not applicable). Use + Add Item for multiple items, or use the Excel template for large batches.

• التاريخ (مطلوب): وقت إنتاج الدُّفعة. يُملأ تلقائياً ولكن قابل للتعديل.
• الفرع (مطلوب): مكان الإنتاج. تنطبق تغييرات المخزون على هذا الفرع.
• الاسم (مطلوب): اسم وصفي للدُّفعة. مثال: عجينة خبز — دُفعة الصباح.
• الموظف (اختياري): الموظف الذي أنتجها، لأغراض تتبع المساءلة.
• قائمة الأصناف: يُضاف كل صنف مُحضَّر كسطر يحتوي على نوع الحساب (منتج أو مادة خام)، الصنف، الخيارات (الحجم أو النوع إن وُجد)، الكمية، وحدة القياس، ومدة الصلاحية (أيام حتى انتهاء الصلاحية؛ أدخل 0 إن لم ينطبق). استخدم + إضافة صنف لأصناف متعددة، أو استخدم قالب Excel للدُّفعات الكبيرة.

What Happens on Submit

ما يحدث عند الإرسال

Two stock movements happen simultaneously: ingredient stock decreases based on the recipe, and prepared item stock increases by the recorded quantity.

يحدث تحركان للمخزون في آنٍ واحد: ينخفض مخزون المكونات بناءً على الوصفة، ويرتفع مخزون الصنف المُحضَّر بالكمية المسجَّلة.